AI w zarządzaniu najmem. Jak technologia pomaga zwiększać przychody z nieruchomości i usprawniać obsługę?

Sztuczna inteligencja coraz mocniej wchodzi na rynek nieruchomości. Nie chodzi już wyłącznie o generowanie treści, chatboty czy automatyzację pojedynczych, prostych czynności. Coraz częściej AI staje się elementem procesów związanych z zarządzaniem nieruchomościami, analizą danych, obsługą klientów oraz zwiększaniem przychodów. 

Potwierdzają to dane z rynku. Według badania JLL Global Real Estate Technology Survey 2025 aż 88% badanych inwestorów, właścicieli i wynajmujących rozpoczęło już pilotażowe wdrożenia AI, a przeciętna organizacja testuje około pięciu różnych zastosowań tej technologii. Co istotne, priorytety przesuwają się z samego ograniczania kosztów w stronę wzrostu – pięć z sześciu najważniejszych celów związanych z AI wskazywanych przez inwestorów dotyczyło wzrostu biznesu i pozycji konkurencyjnej.  

McKinsey szacuje z kolei, że zastosowanie AI może w przyszłości uwolnić nawet 550 mld dolarów wartości rocznie w globalnym sektorze nieruchomości, budownictwa i developmentu. Firma zwraca uwagę m.in. na zastosowania związane z wynajmem i przychodami, zarządzaniem nieruchomościami, obsługą techniczną oraz procesami finansowymi.  

Dla nas ten kierunek jest szczególnie istotny. 

W RentPlanet technologia nie ma być dodatkiem do zarządzania najmem. Ma pomagać naszym zespołom szybciej podejmować decyzje, analizować większą ilość danych, automatyzować powtarzalne procesy, lepiej obsługiwać gości, a przede wszystkim – skuteczniej pracować nad wynikiem nieruchomości powierzonych nam przez właścicieli. 

Dlatego rozwój AI i automatyzacji traktujemy jako jeden z ważnych elementów rozwoju naszego modelu zarządzania. 

AI Revenue Management – technologia, która wspiera pracę nad wynikiem nieruchomości 

W najmie krótkoterminowym cena apartamentu nie powinna być ustalana raz na kilka miesięcy i pozostawać bez zmian. 

Rynek zmienia się praktycznie każdego dnia. 

Na popyt wpływają między innymi sezon, dzień tygodnia, długość pobytu, wydarzenia odbywające się w danym mieście, tempo napływania rezerwacji, ceny konkurencji, dostępność podobnych obiektów czy liczba dni pozostałych do przyjazdu. 

Dlatego jednym z kluczowych obszarów, w których wykorzystujemy nowoczesne rozwiązania technologiczne, jest dynamiczny Revenue Management. 

Co oznacza AI Revenue Management w praktyce? 

Revenue Management można najprościej określić jako zarządzanie ceną i dostępnością w taki sposób, aby maksymalizować potencjał przychodowy nieruchomości. 

Samo wysokie obłożenie nie musi bowiem oznaczać najlepszego wyniku. 

Apartament może osiągnąć bardzo wysokie obłożenie, ale jeżeli większość terminów została sprzedana zbyt tanio, właściciel nie wykorzystał w pełni potencjału swojej nieruchomości. 

Z drugiej strony zbyt wysoka cena może ograniczyć liczbę rezerwacji. 

Dlatego kluczowe jest znalezienie właściwego punktu pomiędzy ceną, popytem i obłożeniem. 

W tym właśnie miejscu szczególnie ważne stają się dane, technologia oraz AI. 

Deloitte wskazuje, że sztuczna inteligencja jest już wykorzystywana w hospitality do optymalizacji cen oraz prognozowania popytu. Modele mogą analizować między innymi historyczne wzorce rezerwacji, ceny konkurencji czy lokalne wydarzenia i na tej podstawie wspierać rekomendacje cenowe.  

W RentPlanet nowoczesne rozwiązania technologiczne wspierają zespół Revenue Management w analizowaniu dużej liczby zmiennych oraz szybszym reagowaniu na sytuację rynkową. 

Nie oznacza to jednak oddania całego procesu algorytmowi. 

Technologia analizuje. Revenue Manager podejmuje decyzje. 

To bardzo ważne rozróżnienie. 

AI pozwala przetwarzać znacznie większą ilość danych niż człowiek byłby w stanie analizować ręcznie. Może wychwytywać zmiany, wskazywać trendy, prognozować popyt czy wspierać rekomendacje cenowe. 

Jednocześnie za strategią nadal stoją specjaliści Revenue Management. 

To oni analizują wyniki, kontrolują ceny, uwzględniają specyfikę konkretnej lokalizacji i nieruchomości oraz reagują wtedy, gdy sytuacja tego wymaga.

„Technologia pozwala nam analizować znacznie więcej danych i szybciej zauważać zmiany na rynku. Nie zastępuje jednak doświadczenia Revenue Managera. Największą wartość daje połączenie danych, automatyzacji i wiedzy człowieka. Dzięki temu możemy szybciej reagować na popyt i lepiej wykorzystywać potencjał konkretnego apartamentu.” Patryk Head of Revenue Management , RentPlanet 

Dynamiczne ceny zamiast jednego cennika 

Jednym z najbardziej praktycznych zastosowań technologii w zarządzaniu najmem jest dynamic pricing, czyli dynamiczne zarządzanie cenami. 

Cena pobytu może być dostosowywana do aktualnej sytuacji rynkowej. 

System oraz zespół Revenue Management biorą pod uwagę między innymi: 

• aktualny i prognozowany popyt, sezonowość i dzień tygodnia,  

• tempo napływania rezerwacji oraz czas pozostały do przyjazdu,  

• wydarzenia w danej lokalizacji i zachowanie konkurencji,  

• obłożenie, długość pobytu oraz historyczne wyniki obiektu,  

• zmiany rynkowe, które mogą uzasadniać podniesienie lub obniżenie ceny.  

Dzięki temu zarządzanie ceną przestaje być oparte wyłącznie na historycznym cenniku czy intuicji. 

To szczególnie ważne przy większej skali. RentPlanet zarządza ponad 1200 nieruchomościami, dlatego ręczne analizowanie wszystkich zmiennych dla każdego apartamentu i każdego terminu byłoby niezwykle czasochłonne. 

Technologia pozwala przetwarzać dane szybciej, ale wiedza zespołu pozwala właściwie je interpretować. 

AI w obsłudze gości – Voicebot AI wspiera infolinię RentPlanet 

Revenue Management nie jest jedynym obszarem, w którym rozwijamy rozwiązania wykorzystujące sztuczną inteligencję. 

We wrześniu wdrożyliśmy w RentPlanet Voicebot AI przygotowany we współpracy z K2M. 

To inteligentny asystent głosowy, który rozumie potrzeby rozmówcy i umożliwia prowadzenie naturalnej rozmowy. 

Jego zadaniem jest wsparcie naszej infolinii działającej 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. 

Dlaczego zdecydowaliśmy się na takie rozwiązanie? 

W najmie krótkoterminowym problemy gości nie pojawiają się wyłącznie pomiędzy godziną 8:00 a 16:00. 

Gość może potrzebować pomocy wieczorem, podczas zameldowania, w weekend albo w okresie zwiększonego ruchu, kiedy w tym samym czasie kontaktuje się z nami wiele osób. 

Technologia ma pozwolić nam szybciej reagować na część takich zgłoszeń i zapewniać gościom poczucie stałej dostępności obsługi. 

Voicebot nie ma więc zastępować relacji z człowiekiem. Jego rolą jest przejmowanie części powtarzalnych kontaktów oraz wspieranie zespołu, dzięki czemu pracownicy mogą skoncentrować się na sytuacjach wymagających indywidualnej analizy i decyzji. 

Efekt, do którego dążymy, jest prosty: krótszy czas oczekiwania na pomoc, sprawniejsza obsługa i mniej sytuacji, które mogą przerodzić się w niezadowolenie lub reklamację. 

To z kolei ma znaczenie nie tylko dla gościa. Dobra obsługa wpływa również na oceny obiektu, jego reputację w kanałach rezerwacyjnych i ostatecznie na atrakcyjność oferty. 

Od AI po automatyzację. Technologia pracuje również tam, gdzie właściciel jej nie widzi 

Najbardziej widoczne technologie to tylko część zmian. Duża część automatyzacji działa „za kulisami” i dotyczy procesów, których właściciel apartamentu nie musi wykonywać ani nawet obserwować na co dzień. 

Ich znaczenie jest jednak ogromne. 

Przy zarządzaniu dużym portfelem nieruchomości każda czynność wykonywana ręcznie oznacza czas oraz potencjalne ryzyko pomyłki. Dlatego konsekwentnie automatyzujemy procesy, które można bezpiecznie przekazać technologii. 

Automatyczne rozliczanie opłaty miejscowej 

Nasz system na bieżąco kontroluje opłaty miejscowe związane z rezerwacjami znajdującymi się w Guesty. 

Automatyzacja pomaga pilnować poprawności naliczanych kwot i ich zgodności z wymaganiami obowiązującymi w poszczególnych gminach. 

Przy dużej liczbie rezerwacji oznacza to znaczące ograniczenie pracy wykonywanej ręcznie. 

Rentbocik – automatyczne fakturowanie 

Kolejnym przykładem jest nasze rozwiązanie automatyzujące generowanie faktur i refaktur. 

Proces, który przy dużej liczbie nieruchomości i rezerwacji wymagałby wielu godzin pracy, może odbywać się automatycznie. 

Dzięki temu pracownicy mogą koncentrować się na zadaniach wymagających wiedzy i decyzji zamiast na powtarzalnym wprowadzaniu danych. 

Automatyczna archiwizacja dokumentów 

Technologia pomaga nam także zbierać i porządkować tysiące dokumentów kosztowych. 

Odpowiednie skrypty automatycznie archiwizują faktury i tworzą ich kopie zapasowe. 

To jeden z tych procesów, których właściciel prawdopodobnie nigdy nie zobaczy – ale które są niezbędne, aby zarządzanie dużym portfelem nieruchomości było uporządkowane i skalowalne. 

Automatyczne przygotowywanie przelewów dla właścicieli

Przy skali ponad 1200 zarządzanych nieruchomości automatyzacja procesów finansowych pozwala nam znacząco ograniczyć liczbę powtarzalnych czynności wykonywanych ręcznie.

Stworzone przez nas rozwiązanie automatycznie pobiera z Guesty kwoty wynikające z rozliczeń właścicieli będących osobami fizycznymi, a następnie przygotowuje gotową paczkę płatności w formacie umożliwiającym jej import bezpośrednio do systemu bankowego.

Dzięki temu ponad 300 przelewów może zostać przygotowanych do realizacji za pomocą zaledwie kilku kliknięć, zamiast ręcznego wprowadzania każdej płatności osobno. Rozwiązanie wspiera również zespół przy przygotowywaniu przelewów dla właścicieli rozliczających się jako firmy.

Automatyzacja tego procesu to nie tylko oszczędność czasu. Ogranicza konieczność ręcznego przepisywania danych, a tym samym zmniejsza ryzyko pomyłek przy obsłudze dużej liczby rozliczeń. To kolejny przykład technologii, która działa w tle, ale bezpośrednio usprawnia codzienne zarządzanie dużym portfelem nieruchomości.

Guesty – jeden system do zarządzania rezerwacjami 

Istotnym elementem naszej infrastruktury technologicznej jest także Guesty – system PMS wspierający zarządzanie rezerwacjami i apartamentami. 

Centralizacja informacji jest szczególnie istotna w sytuacji, gdy nieruchomość jest oferowana jednocześnie w wielu kanałach sprzedaży. 

RentPlanet współpracuje m.in. Booking.com, Airbnb, Expedia,HotelBeds, Marriott Homes&Villas, a także prowadzi własny kanał rezerwacji bezpośrednich. 

Technologia pozwala sprawniej zarządzać kalendarzami, dostępnością, rezerwacjami oraz danymi dotyczącymi poszczególnych nieruchomości. 

Dla właściciela oznacza to natomiast dostęp do panelu, w którym może śledzić informacje dotyczące swojej nieruchomości. 

AI w nieruchomościach nie powinno oznaczać „mniej ludzi” 

W dyskusjach dotyczących sztucznej inteligencji bardzo często pojawia się pytanie: czy AI zastąpi człowieka? 

W naszym przypadku założenie jest inne. Chcemy wykorzystywać technologię przede wszystkim tam, gdzie może ona wspierać ludzi.Algorytm może przeanalizować tysiące danych dotyczących cen, ale Revenue Manager potrafi ocenić kontekst i podjąć decyzję. Voicebot może odpowiedzieć na powtarzalne pytania.Ale nietypowa sytuacja gościa może wymagać rozmowy z konsultantem.Automatyzacja może przygotować tysiące dokumentów.Ale człowiek odpowiada za zaprojektowanie procesu i jego kontrolę. 

To właśnie połączenie technologii, danych oraz doświadczenia zespołu uważamy za najbardziej wartościowy kierunek rozwoju. 

Podobne podejście widać szerzej na rynku. McKinsey wskazuje, że kolejny etap rozwoju AI w nieruchomościach będzie opierał się nie tyle na pojedynczych narzędziach, ile na przebudowie całych procesów, w których ludzie współpracują z systemami AI.  

Co zyskuje na tym właściciel nieruchomości? 

Z perspektywy właściciela technologia sama w sobie nie jest celem. Nie chodzi przecież o to, ile systemów wykorzystuje operator ani ile procesów udało się zautomatyzować. 

Liczy się efekt. 

W praktyce rozwój technologiczny RentPlanet ma prowadzić przede wszystkim do lepszego wykorzystania potencjału przychodowego nieruchomości, sprawniejszej obsługi rezerwacji, szybszej reakcji na potrzeby gości, ograniczenia błędów operacyjnych oraz zmniejszenia liczby czynności, którymi musi zajmować się właściciel. 

Dlatego nie traktujemy AI jako efektownego dodatku do naszej oferty. Jeżeli wdrażamy nowe rozwiązanie, powinno ono rozwiązywać konkretny problem. 

W Revenue Management – pomagać podejmować lepsze i szybsze decyzje cenowe. 

W obsłudze gości – zwiększać dostępność pomocy. 

W finansach – ograniczać ręczną pracę i ryzyko błędów. 

W raportowaniu – szybciej dostarczać potrzebne dane. 

Technologia ma pracować na wynik, nie tylko dobrze wyglądać 

Rynek nieruchomości znajduje się dopiero na początku szerszej transformacji związanej z AI. 

Co ciekawe, samo wdrożenie technologii nie gwarantuje jeszcze sukcesu. W badaniu JLL z 2025 roku tylko 5% organizacji prowadzących projekty AI deklarowało osiągnięcie wszystkich zakładanych celów.  

To ważna informacja również z naszej perspektywy. 

Nie chcemy wdrażać AI dlatego, że AI jest modne. 

Interesują nas rozwiązania, które można połączyć z rzeczywistymi procesami operacyjnymi i wykorzystać do rozwiązania konkretnego problemu. 

„Właściciel nie potrzebuje od operatora kolejnego modnego narzędzia. Potrzebuje wyniku i poczucia, że jego nieruchomość jest dobrze zarządzana. Dlatego interesuje nas AI, które realnie pomaga – szybciej reagować na rynek, lepiej zarządzać ceną, usprawniać obsługę gości i zdejmować z właściciela kolejne obowiązki.” Łukasz Czyż, Chief of Sales, RentPlanet 

Czy AI może zwiększyć zysk z najmu? 

AI samo w sobie nie jest gwarancją wyższego przychodu. 

Na wynik nieruchomości nadal wpływają takie czynniki jak lokalizacja, standard apartamentu, sezonowość, konkurencja, popyt, kanały sprzedaży, polityka cenowa czy jakość zarządzania. 

Technologia daje jednak możliwość analizowania większej liczby danych i szybszego reagowania na zmieniające się warunki. 

I właśnie tutaj widzimy jej największą wartość. 

W przypadku Revenue Management różnica pomiędzy dobrym a słabym wynikiem nie zawsze wynika z jednej dużej decyzji. 

Często składają się na nią setki mniejszych decyzji podejmowanych w ciągu roku: kiedy zmienić cenę, o ile ją zmienić, kiedy ograniczyć minimalną długość pobytu, kiedy warto pozostawić wyższą stawkę, a kiedy ważniejsze staje się zwiększenie obłożenia. 

Im większa liczba danych wspiera takie decyzje, tym większa możliwość świadomego zarządzania potencjałem nieruchomości. 

Przyszłość zarządzania najmem to połączenie danych, AI i doświadczenia 

Rynek najmu staje się coraz bardziej technologiczny. 

Właściciel pojedynczego mieszkania może oczywiście samodzielnie ustawiać ceny, kontrolować konkurencję, odpowiadać gościom, pilnować rezerwacji, rozliczać dokumenty i analizować wyniki. 

Przy profesjonalnym zarządzaniu nieruchomościami coraz większą przewagę daje jednak skala danych, automatyzacja i możliwość wykorzystania specjalistycznych technologii. 

Dlatego rozwój RentPlanet nie kończy się na obecnych rozwiązaniach. 

Rozwijamy własne automatyzacje, wykorzystujemy systemy wspierające zarządzanie nieruchomościami, wdrażamy AI w Revenue Management oraz obsłudze gości i analizujemy kolejne procesy, które technologia może usprawnić. 

Cel pozostaje przy tym bardzo tradycyjny: 

nieruchomość ma być dobrze zarządzana, właściciel ma być możliwie jak najmniej angażowany w jej codzienną obsługę, a my mamy pracować nad maksymalnym wykorzystaniem jej potencjału przychodowego. 

Technologia jest narzędziem, które pozwala nam robić to coraz skuteczniej. 

Chcesz sprawdzić potencjał swojej nieruchomości? 

W RentPlanet łączymy 16 lat doświadczenia w zarządzaniu najmem, zespół Revenue Management, dane oraz nowoczesne technologie i AI, aby pracować nad wynikiem nieruchomości i ograniczać zaangażowanie właściciela. 

Porozmawiaj z naszym ekspertem i sprawdź, jak możemy zarządzać Twoją nieruchomością.

Chcę dowiedzieć się więcej

zarządzanie najmem, wynajem długoterminowy, wynajem krótkoterminowy, wynajem hybrydowy, RentPlanet, dochód z wynajmu, najemcy, zarządzanie nieruchomościami, najem dla firm, gwarancja czynszu, najem biznesowy, profesjonalna obsługa, zarządzanie mieszkaniem, wynajem dla pracowników, utrzymanie nieruchomości, wynajem studencki, wynajem elastyczny, wynajem bez stresu, stabilny dochód z najmu, najem korporacyjny, wynajem z gwarancją, operator najmu, obsługa nieruchomości. 

źródła:

https://www.jll.com/en-sa/insights/ai-for-business-growth-are-real-estate-investors-ready-to-gain-the-competitive-edge?

https://www.mckinsey.com/featured-insights/mckinsey-explainers/where-ai-is-creating-real-value-in-real-estate?